使用资产标签系统可以提高效率、控制力和利润。

无论项目是固定的还是移动的，资产标签都可以优化员工的工作和企业内的信息流。

不仅可以轻松快速地组织资产，而且固定资产折旧等重要数据也可以快速获取和直观共享。

这篇文章将讨论什么是资产标签以及如何最好地部署它们。

什么是资产标签以及它们的使用位置

资产标签作为打印的、可扫描的标记，贴在贵公司希望跟踪的任何项目上。

制造商使用多种不干胶材料制造它们——纸质、PET、塑料、聚酯薄膜，甚至乙烯基。

每个资产标签都带有一个唯一的字母数字代码，以将其与相同的项目区分开来。

虽然它们几乎适用于每个行业，但企业在以下行业中使用资产标签最多：

• 建造

• 教育

• 运动的

• 卫生保健

• 款待

• 室内办公室工作

• 工业和制造业

• 零售

当对象在供应链中移动或接受维护时，定期扫描标签，创建当时资产状况的时间戳捕获。

此外，扫描会调用有关该项目的大量重要信息，例如其名称、库存位置和操作员手册。

随着时间的推移，扫描会创建关于资产所在位置以及其用途如何的全面记录。

对于固定资产，扫描可以提供重要的环境或性能相关数据。

哪些资产需要标记？

这听起来像是一个令人沮丧的谜语，但有一个格言有助于澄清这个问题。

需要标记的资产是需要跟踪的资产。

那么，哪些资产需要跟踪？

每个行业和单个企业的答案都不同。

以下是一些需要考虑的类别：

• 公司必须具备以下资产：制造设备；信息技术产品，例如计算机、笔记本电脑、平板电脑和智能手机；施工车辆和工具。

• 有价资产：歌词或建筑平面图等无形资产；不可替代的历史或艺术物品。

• 具有潜在责任风险的资产：员工车辆、维修设备、叉车等用于运输的物品。

• 外围 IT 项目：用于存储、监视器、软件的外部硬盘驱动器。

• 电器：许多公司设有员工休息室，通常包含微波炉、冰箱、洗碗机和炉灶。

• HVAC：供暖和空调设备在跟踪时也更有用。

• 家具：一些组织拥有用于大堂和客户休息室的贵重家具；其他人将项目存储在此类别中并经常移动它们。折叠椅、教育设备和手推车在跟踪时更容易计算。

使用资产标签增强这些项目意味着它们更安全、更容易理解并且更有利可图。

跟踪有助于提供准确的项目计数，并确认它们的位置。

资产标签系统的目的

当公司投资于资产标签系统时，这种新安排很少需要很长时间才能产生巨大的红利。

获取和激活资产标记系统背后的使命很容易根据您的业务需求和目标进行定制。

以下是资产标签系统的几个目的：

有效跟踪设备

标记资产可以帮助组织跟踪许多不同类型的设备。了解谁使用了它、如何使用以及在哪里使用它可能同样重要。

资产标签使这成为可能。

了解物品在仓库、大型工地或公司分支机构系统中的位置有助于员工节省宝贵的时间。

一些工作场所分析师估计，普通员工每天花费一个半小时来寻找物品。

资产标签使员工可以专注于手头的任务。

因此，无论是在办公室还是在现场，设备的可靠跟踪都可以节省时间和金钱，同时降低员工的挫败感并创造更积极的工作环境。

资产标签还提供了一个保管链。

在丢失、被盗、受伤或审计的情况下，保管链非常有价值。

设备跟踪提供的透明度还增加了经理、员工和利益相关者之间的信任、责任感和富有成效的关系。

库存控制和维护

库存控制不仅仅包括防止丢失或被盗。

在资产标签中使用QR 码或条形码意味着您的系统提供商会为每个项目分配一个唯一标识符。

这意味着，如果您的一项资产丢失，执法人员可以在警察取回该物品后立即核实您的所有权。

此外，如果与使用相似或相同物品的竞争对手发生争议，资产标签将证明其事先拥有。

使用资产标记系统可以更轻松地管理维护。

员工定期扫描需要维护的物品，形成了一条长而有价值的记录链。

当决策者渴望收集有关折旧、影响资产的环境因素、ROI（投资回报率）和整体效率的信息时，此信息至关重要。

这是一个资产折旧示例

资产标记系统还简化了报告设备故障。

这加快了定期维护行动，并有助于发送预防性维护提醒。

操作手册和制造商参数可以通过简单的扫描轻松访问，以及过去的维护预约列表。

供应商或第三方维护提供商的联系信息也很容易包含。

防止盗窃和丢失

除了上面提到的防损效果外，资产标签还有助于保护可能永远不会离开上锁的房间或携带大量货币价值但包含敏感、专有或机密信息的物品。

专门设计的标签有助于采取安全措施。

它们有以下几种形式：

• 防篡改标签：用独特的粘合剂密封，如果有人试图将其移除，则会留下棋盘设计

• 两部分资产标签：在两个附加标签上印有相同的信息，它们表明该项目是否经历过使用、打开或其他形式的篡改。

• 金属标签：通常焊接或拧在物品上，通常是经历户外环境的物品。几乎不可移除的金属标签对于暴露在持续振动、腐蚀性材料或极端温度下的资产也很有用。

这些类型的资产标签不仅提供了额外的保护层，还向客户和员工保证他们的安全是您组织的首要任务。

强化这一概念有助于增强对您的服务和产品的信任和信心。

简化资产标记系统的五个步骤

资产标记系统仅与其初始组织和持续维护一样好。

在建立资产标签系统时，请牢记以下几点。

1. 为您的工作环境选择正确的标签

正如每个组织对资产标记系统的目标和需求不同一样，标记本身也不同。

资产标签有许多不同的样式组合，因此公司可以跟踪其固定资产、可移动资产和户外物品等。

户外设备的资产标签示例

以下是几种类型的资产标签：

• 二维码：独特的黑白图案方块锁，链接到资产配置文件；员工使用智能手机或平板电脑扫描它们

• 蓝牙：这种低能耗技术最适合用于少量数据

• GPS：标签向资产跟踪系统返回信号以指示位置

• 条码：非独特 但价格低廉的一系列黑色和白色线条，最常用于零售业

• RFID（射频识别）：无线电波提供非视线跟踪

最适合您公司的标签取决于您的运营方式以及您希望通过系统实现的目标。

2.列出您的固定资产和可移动资产

在决定标记什么之前，先盘点一下。您希望跟踪哪些组织，为什么？

请记住，此列表可能包括固定资产和可移动资产。

获得有关资产状态的准确计数和状况报告至关重要。

在尝试优化它之前，您必须确切地知道自己拥有什么。

这不仅对保险信息和数据精确性很重要，掌握资产状态的全局概念可以更好地指导您在后续步骤中的行动。

3. 安全地应用资产标签

资产标签应用的正确形式取决于标签和资产的类型。

例如，一件无价的艺术品不应该像教科书或挖掘机那样获得相同的标签和附着方法。

在大多数物品上，最好将资产标签放置在容易找到的位置，但不会经受大量处理。

资产标签不应受到阳光直射。

但是，它应该位于易于扫描的表面上。

最受欢迎的室内物品标签通过粘合剂永久粘附在资产上。

资产的表面应首先经过测试，以确保标签能够很好地粘附而不会留下损坏。

通过清洁该区域、消除标签下方滞留的空气以及 24 小时避免使用该资产，员工可以确保标签已完全固定。

最好让粘合剂在室温和低湿度下固化。

此外，建议在 72 华氏度/22 摄氏度和 50% 相对湿度下存储额外的标签。

4. 在您的资产数据库中记录所有重要信息

选择标记结构的类型和系统将使用的技术是安装成功的资产标记系统的一半。

另一半是设置每次扫描将建立的信息数据库的基础。

这包括决定您的标签将保存什么样的信息，以及详细程度。

根据资产的类型，标签中编码的信息通常包括：

• 资产名称、简要说明及其制造商序列号

• 购买日期、价值、生命周期估计和折旧阶段

• 保险、保修和法律联系信息，包括所有保单证明和详细信息

• 维护历史

• 第三方服务团队联系方式

• 轮班经理、紧急情况和安全联系信息

• 操作手册

• 制造商指南

• 员工保管记录

• 项目所在位置和下一步移动位置的时间表

如您所见，加载此信息将提供资产最重要细节的即时概览。

将这些数据定位在同一个地方可以更轻松地搜索信息。

此外，由于数据从中心位置发布，所有员工都将使用相同的信息进行工作。

5. 选择带有易于使用的标签系统

在软件系统中寻找与您的资产标签配对的 许多关键功能。

这些是一些：

• 可扩展性：该系统能否满足您的组织现在的情况，然后随之增长或收缩？

• 免费试用：信誉良好的公司提供对其资产标记系统的免费试用，以便他们的客户可以确保技术和方法是合适的。

• 云存储：云的使用对于保护公司数据以及使员工和决策者能够访问相关信息至关重要。

• 直观：资产标签系统不应给员工带来负担。相反，它应该提高其效率、透明度和安全文化。精心设计的系统易于学习并集成到日常任务中。

• 满足公司的需求：该套件不应努力适应过度结构化的一刀切系统，而应提供定制以帮助您实现目标。

云存储、广泛的支持服务菜单和获得专利的二维码标签可与您公司的基础设施无缝集成。

数据字段、标签和代码都可定制，以实现全面的跟踪方法。

结论

资产标签系统的好处有很多，但前提是系统本身与其打算服务的业务一致。

采取其中一些措施将确保您的资产和员工能够很好地协同工作。